Contoh Surat Peringatan (SP) dari Perusahaan dan Strukturnya

Contoh Surat Peringatan – Dalam dunia kerja kita akan sering menemukan contoh surat peringatan yang dikirimkan kepada beberapa karyawan. Surat ini diberikan karena seseorang tidak menjalankan kewajibannya dengan baik atau melakukan beberapa pelanggaran yang tidak bisa ditolerir oleh perusahaan.

Umumnya surat peringatan atau SP akan dikirimkan sebanyak 3 kali. Setelah dikirim sebanyak 3 kali seseorang akan mendapatkan pemutusan hubungan kerja dari perusahaan. Untuk mengetahui lebih jauh tentang surat peringatan, simak selengkapnya di bawah ini.

PT Berkah Abadi

Jalan Durian, Jakarta Selatan

Surat Peringatan

No: XXVII/34/Per

Surat peringatan ini dibuat oleh perusahaan dan ditujukan kepada:

Nama: Wahyudi

ID perusahaan: 3578

Jabatan: Staff Produksi

Surat pernyataan ini diberikan karena saudara sering sekali mengalami terlambat dalam satu bulan ini. Terhitung ada 6 kali keterlambatan tanpa ada pernyataan secara tulis. Padahal anak adalah bagian dari staf produksi yang pekerjaannya adalah memproduksi cukup banyak barang setiap hari demi memenuhi permintaan dari konsumen.

Karena pelanggaran yang dilakukan itu, perusahaan akhirnya memberikan surat peringatan pertama kepada saudara. Hal ini dilakukan agar saudara mampu bekerja dengan baik dan menjunjung tinggi disiplin seperti yang sudah disepakati saat perjanjian kerja.

Demikian surat perjanjian kerja ini dikeluarkan dan semoga bisa diperhatikan dengan baik.

Penerima SP

Wahyudi

Jakarta, 23 Juni 2024

Pemberi SP

Marlina

Personalia

Simak juga: Contoh Soal Psikotes

Struktur Surat Peringatan

Sebelum kamu memutuskan untuk membuat surat peringatan dan ditujukan kepada karyawan atau pegawai yang ada di perusahaan. Ada beberapa karakteristik yang harus diperhatikan dan dan wajib ada pada SP tersebut. Karakteristik itu terdiri dari.

1. Kop Surat/Perusahaan

Surat peringatan harus memuat kop surat yang berisi informasi dari perusahaan. Informasi ini sangat penting agar surat peringatan menjadi resmi dan bisa diketahui berasal dari perusahaan apa dan lokasinya dimana.

Biasanya setiap perusahaan akan memiliki format kop surat atau kop perusahaan yang berbeda-beda. Kop ini sudah paten sehingga pihak personalia ataupun HRD hanya perlu menggunakannya di bagian bawah karena bagian atas tidak bisa diotak-atik lagi.

2. Jenis Surat

Karena ini merupakan SP, sebelum memuat isi dari surat peringatan, kamu harus menuliskan jenis surat apa yang diterbitkan ini. Karena berjenis SP maka harus dituliskan Surat Peringatan di bagian bawah dari kop surat. Dengan begitu, penerima begitu membacanya.

Apabila suratnya jenis lain, bagian itu juga harus diubah agar jelas. Intinya struktur surat adalah sama meski ada perubahan di beberapa bagian.

3. Nomor Surat

Selanjutnya adalah nomor surat yang dikeluarkan. Nomor surat ini juga penting mengingat SP adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan. Karena tergolong resmi surat ini harus terdaftar dengan baik sehingga bisa dilacak di kemudian hari.

Apabila di kemudian hari ada pegawai yang merasa dicurangi atau tidak pernah menerima SP sebelumnya, kamu masih bisa mencari arsip yang sudah dibuat. Jadi, arsip dengan nomor ini bisa digunakan sebagai salah satu bukti agar tidak terjadi masalah.

4. Nama Penerima SP

SP harus memuat nama dari penerima surat, nama yang dituliskan adalah nama lengkap sesuai dengan KTP. Itulah kenapa seorang HRD harus tahu seluruh nama dari karyawan yang ada didalamnya dengan melihat database yang sudah dibuat oleh tim IT atau tim HRD sebelumnya.

Selain menuliskan nama dari penerima, SP juga harus memuat identitas dari seseorang itu. Pada perusahaan biasanya akan memuat ID dari pegawai yang ada di sana. Selain itu ada juga surat peringatan yang berisi NIK yang ada pada ada KTP.

Terakhir identitas dari seorang penerima SD yang harus ada di sana adalah jabatan yang ada pada perusahaan. Kira-kira apa jabatan yang dimiliki oleh orang itu. Pisau dia adalah staf di bidang produksi, leader di bidang gudang, dan lainnya.

5. Pelanggaran

Selanjutnya dalam contoh surat peringatan, harus ada jenis pelanggaran apa yang sudah dibuat oleh penerima surat. Jenis pelanggaran ini harus dituliskan secara lengkap dan harus diakhiri dengan apa yang harus dilakukan oleh seseorang sesuai dengan jabatannya.

Misalnya seseorang sering sekali terlambat, merusak alat di perusahaan, apa melakukan tindakan lain seperti menyakiti pegawai, semua harus dituliskan secara terperinci. Dengan menulis secara jelas, penerima surat tidak akan bisa menyala jika sudah atau sering melakukan pelanggaran.

6. Jenis SP

Selanjutnya adalah jenis SP yang dikeluarkan. Pada paragraf terakhir ini, kamu akan menuliskan kira-kira SP yang dikeluarkan ini adalah SP ke berapa. Apakah surat peringatan pertama atau sudah surat peringatan ketiga sehingga seseorang harus mendapatkan PHK.

Penulisan surat peringatan ini harus jelas sehingga antara penerima dan pemberi surat tidak terjadi konflik. Jika diperlukan, SP ini juga dibekali dengan beberapa bukti sehingga penerima surat peringatan tidak akan bisa mengelak.

7. Tanda Tangan

Dalam surat peringatan harus ada dua tanda tangan. Pertama adalah tanda tangan dari penerima surat pernyataan. Saat menerima surat pernyataan itu mereka harus melakukan tanda tangan pada dokumen. Itulah kenapa surat pernyataan biasanya dibuat rangkap 2.

Selanjutnya adalah informasi tangga diikuti dengan tanda tangan dari orang yang memberikan surat peringatan. Orang yang memberikan surat peringatan adalah mereka yang bekerja di bidang personalia atau HRD.

Ketentuan Pemberian SP

Ketentuan pemberian SP sudah diatur oleh  aturan yang dikeluarkan oleh pemerintah. Aturan itu tertulis dalam Undang-undang (UU) Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003, Pasal 161.

Pasal ini berbunyi: “Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.”

Penerbitan SP1, SP2, dan SP3 dilakukan secara bergantian dalam kurun waktu tertentu. Selain itu jumlah SP juga bisa disepakati oleh pekerja dan pemberi kerja.

Jangka waktu surat peringatan adalah 6 bulan. Apabila dalam kurun waktu kurang dari 6 bulan, seseorang bisa mendapatkan SP1 lalu dilanjutkan dengan SP2.

Apabila pelanggaran terus dilakukan dan akhirnya terbit SP3. Seseorang akan mendapatkan pemutusan hubungan kerja sehingga harus keluar dari perusahaan.

Hak Jika Karyawan Terkena PHK

Meski akhirnya karyawan mendapatkan pemutusan hubungan kerja, apabila sudah bekerja cukup lama pada perusahaan, mereka akan mendapatkan beberapa hak yang terdiri dari.

• Uang pesangon dengan besaran sesuai dengan tahun kerja. Semakin lama seseorang bekerja pesangon yang harus diberikan semakin banyak.
• Uang penghargaan masa depan. Biasanya diberikan apabila seseorang sudah bekerja kelipatan 3 tahun.
• Uang penggantian hak.

Dengan membaca ulasan di atas kamu bisa melihat contoh surat peringatan yang dikeluarkan oleh perusahaan. Umumnya surat peringatan ini memiliki karakteristik yang berbeda-beda antara perusahaan satu dengan lainnya. Namun, surat memiliki informasi yang sama.

Simak juga: Contoh Surat Pengunduran Diri

Informasi itu berkaitan dengan nama dari orang yang diberi SP, jabatan, jenis pelanggaran yang dilakukan, dan nomor surat peringatan. Dokumen ini termasuk resmi sehingga harus memuat kop dari perusahaan dan juga tanda tangan orang yang bertanggung jawab.