Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang, Kendaraan, Material, dll

Contoh Surat Jalan – Surat jalan adalah kelengkapan yang dibutuhkan pada proses pengiriman barang antar perusahaan atau dari pelaku usaha kepada pihak konsumen. Contoh surat jalan bisa dijadikan rekomendasi bagi kamu yang mungkin belum memahami surat jalan secara mendetail.

Pembuatan dari surat jalan masing-masing berbeda karena disesuaikan terhadap kebutuhan perusahaan. Perlu diketahui bahwa surat jalan mempunyai rincian informasi atau format tertentu yang harus selalu dicantumkan.

Nah, buat yang ingin mengetahui penjelasan lebih detailnya apa pengertian surat jalan, dan bagaimana cara membuat surat jalan serta contoh singkatnya. Maka silahkan simak penjelasan yang sudah Domain Java buat dibawah ini.

Kegunaan Surat Jalan

Menjalankan usaha dalam bidang perdagangan maupun pengiriman barang dalam jumlah yang tidak sedikit maka harus berurusan dengan surat jalan. Pada dasarnya surat jalan ini berperan sebagai dokumen yang bisa memastikan legalitas muatan maupun barang yang dikirim.

Tidak hanya itu saja, ternyata surat jalan juga mempunyai beberapa kegunaan lain di antaranya seperti berikut:

1. Bukti Pengiriman yang Valid

Kegunaan pertama dari surat jalan yaitu sebagai bukti pengiriman yang valid. Untuk surat ini tidak hanya dibawa oleh pihak pengirim ke pihak penerima saja. Melainkan juga ditunjukkan kepada pihak pengirim pada saat transaksi terselesaikan.

Hal ini berarti bahwa surat jalan sebagai bukti pengiriman valid yang dimasukkan ke dalam arsip laporan pembukuan akuntansi atau laporan perusahaan.

2. Sebagai Surat Keterangan

Setiap informasi yang tercantum dalam surat tentunya bukan karena tanpa alasan. Melainkan digunakan untuk menerangkan adanya sejumlah poin penting yang dilibatkan selama proses pengiriman berlangsung.

Informasi tersebut dijadikan sebagai acuan utama untuk proses pemeriksaan petugas yang berwenang atau pihak yang menerima.

3. Sebagai Dokumentasi Perusahaan

Ternyata surat jalan mempunyai peran yang sangat penting yaitu sebagai dokumen resmi dari perusahaan. Surat ini dikeluarkan sebagai bukti yang sah untuk sopir, karyawan atau pengantar atau bahkan pihak lain yang menerima sudah melakukan transaksi pengiriman barang.

Informasi yang Harus Ada di Surat Jalan

Ada dua rangkap utama yang terdapat pada surat jalan. Untuk lembar pertama yaitu lembaran putih yang wajib dikembalikan pada pihak pengirim sebagai invoice atau dokumen pengiriman.

Sedangkan untuk rangkap kedua dokumen tersebut berwarna merah muda yang diberikan pada pihak penerima. Rangkap tersebut harus disimpan oleh penerima sebagai tanda bukti bahwa barang telah diantarkan maupun diterima dengan kondisi yang baik.

Sebagai surat jalan yang baik maka terdapat beberapa informasi penting perubahan dalam pengiriman barang suatu perusahaan. Untuk informasi yang wajib tercantum di dalamnya yaitu berupa:

• Nama dan alamat perusahaan pengirim
• Nomor surat jalan
• Tanggal pengiriman surat
• Nama dan alamat lengkap pihak penerima yang menjadi pusat tujuan pengiriman
• Rincian muatan atau barang yang dikirim. Pada biasanya hal ini terdiri dari kode barang, nama barang, keterangan jumlah atau harga jika memang dibutuhkan.

Tidak sampai di situ saja, format surat jalan juga bisa dilengkapi dengan informasi yang berhubungan dengan sopir, pengantar maupun nomor polisi kendaraan. Hal ini bertujuan supaya dapat menyempurnakan legalitas dokumen.

Sedangkan surat jalan harus ditandatangani semua pihak yang terlibat pada proses pengiriman maupun penerimaan barang.

Simak juga: Contoh Sinonim

Kumpulan Contoh Surat Jalan

Berikut ini ada contoh surat jalan yang bisa dijadikan sebagai acuan. Namun perlu diingat bahwa untuk format yang digunakan antara perusahaan satu dengan perusahaan yang lainnya tidaklah sama. Format harus disesuaikan dengan kepentingan masing-masing perusahaan.

1. Contoh Surat Jalan Pengiriman barang

Jaya Sederhana
Mawar No. 7, Jakarta Selatan
Telp. 021 – 32286754

Kepada

Yth. __________

SURAT JALAN

Nomor Surat : ____________________________________

Tanggal Pengiriman Barang : ________________________

Dikirim dengan : __________________________________

Nomor Polisi : ____________________________________

Nama Sopir : _____________________________________

Mengetahui,
                                                                                                        PT. Jaya Sederhana

Sopir                                                                                                      Manajer Marketing

(_____________________)                                            (_____________________)

Diterima tanggal: __________________________________

Penerima

(_____________________)

2. Surat Jalan Untuk Material

Surat Permohonan Bantuan Alat Berat

Nomor: 788/2007/06/2018

Lampiran: —

Perihal : Permohonan Bantuan Alat Berat

Semarang, 16 Mei 2024

Kepada Yth.

Manajer PT. Sultan Sehat

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami selaku perwakilan dari PT. Sultan Sehat membutuhkan truk kontainer  untuk memindahkan furnitur perusahaan kami ke kantor cabang yang berada di Jalan Pondok Makmur no: 7, Semarang Kota.

Demikianlah surat permohonan ini kami buat agar dapat dipertimbangkan demi kebutuhan PT.Sultan Sehat.

Hormat kami,

Direktur PT. Sultan Sehat

Nur Qomariah

3. Surat Jalan Kendaraan untuk Pengiriman Barang

Gula-Gulaku Indonesia
Jl. Hangsowongso No. 8 Jakarta Barat, Indonesia
No. Telp. 031-223445

SURAT JALAN
Nomor : D.008/MM/PTRM/XII/2018

Jakarta, 5 Desember 2020

Kepada Yth.

Direktur PT. Muliakan

Jl. Karet 3, No:12

Makmur sentosa, Jakarta Pusat

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami mengirimkan barang-barang dengan rincian barang sebagai berikut :

Mohon untuk diperiksa ulang keadaan barang sebelum diterima.

Supir,

Somad

Hormat kami,

Andin
Manajer Marketing

Barang diterima pada tanggal: 9 Desember 2020

Penerima,
PT. Gula-Gulaku Indonesia

Umay Abdulah

Manajer Konsumsi

Simak juga: Contoh Surat Pernyataan

Tujuan Menggunakan Surat Jalan

Ketika pelanggan melakukan pemesanan barang kepada perusahaan maka harus melakukan pengiriman barang secepat mungkin. Apabila sudah dibuat untuk melakukan pengiriman bersama maka dapat menggunakannya sebagai daftar periksa.

Hal ini berfungsi sebagai bukti pengiriman. Tidak hanya itu saja, surat jalan juga menjadi layanan tambahan yang menjadikan pelanggan merasa lebih nyaman.

Jika sekiranya kamu memilih untuk membuat nota pengirim pengiriman dengan cara manual maka diharuskan untuk memastikan terlebih dahulu bahwa barang yang ada pada pengiriman sudah disertakan.

Kamu juga membutuhkan faktur untuk melakukan pengiriman barang. Ketika mengirimkan surat jalan jangan lupa untuk memikirkan logo dari perusahaan yang kamu miliki. Tujuannya supaya membuat tampilannya lebih menarik.

Selain itu pertimbangkan juga elemen atau warna desain yang menggambarkan suatu perusahaan Kamu dengan bijak. Cara inilah yang bisa memperkuat nilai pengenalan atau merek bisnis Kamu di pasaran.

Mengapa Surat Jalan Harus digunakan?

Kamu bisa melihat surat jalan maupun nota pengiriman yang hampir sama seperti faktur pengiriman barang. Jangan lupa untuk mencantumkan produk yang dikirim menggunakan rincian formal yang ada di dokumen komersial.

Contohnya seperti nama perusahaan, nama bisnis Kamu atau alamat, tanggal dan yang lainnya. Perlu diingat bahwa surat jalan tidak bisa menggantikan semua faktur karena memang dokumen ini pada biasanya tidak akan menyertakan harga produk.

Namun kamu harus membuat dokumen faktur yang terpisah. Agar semua berjalan dengan lancar dan menghindari kesalahpahaman maka surat jalan sangatlah diperlukan.

Seiring dengan adanya kemajuan teknologi, maka membuat banyak organisasi atau bisnis yang mengirimkan maupun meneruskan surat jalan melalui email. Setelah barang dikirimkan pengiriman email dapat mengingatkan pihak penerima.

Sehingga pelanggan bisa mengetahui bahwa paket pesanan atau barang pesanan sudah dalam proses pengiriman. Selain itu pelanggan juga mempunyai gambaran umum tentang pesanan mereka yang datang ketika sudah menerima pesan melalui email yang terlibat.

Ketika membuat catatan pengiriman, pastikan bahwa semua detail penting maupun merk sudah tercantum. Termasuk beberapa informasi penting yang sudah dijelaskan di atas. Pembuatan surat jalan menjadi bagian menciptakan pengelolaan maupun manajemen persediaan bagi usaha yang dijalankan.

Simak juga: Contoh Surat Peringatan

Dari sekian banyaknya contoh surat jalan yang bisa Kamu temukan di internet, maka bisa dijadikan sebagai rekomendasinya. Sedangkan setiap perusahaan pasti membutuhkan surat jalan yang tidak sama.